Шаг 1: Определите цели и задачи

Прежде чем начать поиск CRM-системы, определите, какие бизнес-задачи вы хотите решить. Не думайте, что вы просто найдете специалиста и он для вас все сделает. Он не знает ваших процессов, он не «в теме» и никто кроме вас не сможет ответить на важные вопросы о вашем бизнесе лучше. Поэтому подготовьтесь заранее и распишите ваши цели и задачи.
Например:

— Улучшение управления клиентами:
Если ваша компания сталкивается с проблемами в отслеживании взаимодействий с клиентами, CRM поможет централизовать все данные. Например, вы сможете видеть всю историю общения с клиентом, включая звонки, письма и встречи, в одном месте.

— Автоматизация процессов:
Если ваши сотрудники тратят много времени на рутинные задачи, такие как отправка писем или создание отчетов, CRM может автоматизировать эти процессы. Например, система может автоматически отправлять приветственные письма новым клиентам или напоминать о предстоящих встречах. Автозаполнять договоры и формировать счета, выставлять автоматические задачи для менеджеров и следить за их выполнением.

— Аналитика и отчеты:
Если вам нужно больше данных для принятия решений, CRM может предоставить подробные отчеты о продажах, эффективности маркетинговых кампаний и многом другом. Например, вы сможете увидеть, какие продукты продаются лучше всего в определенные месяцы. Или покажет эффективность вашей рекламной кампании в Яндекс.Директ.

У меня был клиент, который тратил в месяц на рекламу 400 000 рублей, и был уверен в том, что она эффективна. Так как рекламщики показывали великолепные цифры по трафику лидов. А когда мы внедрили сквозную аналитику, то спустя 6 месяцев оказалось, что ни один лид, приведенный с рекламы не принес денег в компанию.

Четкое понимание целей поможет сузить круг поиска и выбрать систему, которая соответствует вашим потребностям, ведь только в таком случаем внедрение СРМ системы станет вашим эффективных инструментом для увеличения прибыли, а не просто «игрушкой» для сотрудников. (в которую они, честно сказать, не очень любят «играть»)

Шаг 2: Оцените функциональные требования

Определите, какие функции CRM наиболее важны для вашего бизнеса. Например:

— Управление контактами:
Возможность хранения и организации информации о клиентах. Например, вы можете сегментировать клиентов по регионам или интересам для более целенаправленного маркетинга.

— Автоматизация продаж:
Инструменты для управления воронкой продаж и автоматизации задач. Например, CRM может автоматически назначать ответственного менеджера для новых лидов.

— Аналитика и отчеты:
Возможность анализа данных и создания отчетов. Например, вы можете настроить дашборды для отслеживания ключевых показателей эффективности (KPI).

— Интеграция:
Совместимость с существующими системами и инструментами, такими как почтовые сервисы, мессенджеры, социальные сети и ваш сатйт. Вотсап, телефония, группы Вконтакте и многие другие сервисы уже давно внедряются в вашу СРМ, чтобы сотрудники могли работать из одного окна.

Шаг 5: Подготовка к внедрению

1. Сбор и очистка данных. Подготовьте данные, которые будут перенесены в новую CRM. Убедитесь, что они актуальны и структурированы. Например, удалите дублирующиеся записи и обновите контактную информацию.

2. Обучение сотрудников. Организуйте обучение для сотрудников, чтобы они могли эффективно использовать новую систему. Например, проведите тренинги и создайте инструкции по основным функциям CRM. (мы, например, записываем короткие обучающие ролики и таким образом формируем базу знаний на вашем портале)

3. Интеграция с существующими системами. Проверьте совместимость CRM с вашими текущими инструментами и настройте необходимые интеграции. Например, настройте синхронизацию с вашей почтовой системой для автоматического сохранения переписки.

4. Тестирование системы. Проведите тестирование CRM на небольшом сегменте данных, чтобы убедиться в корректности работы. Например, создайте тестовые сделки и проверьте, как они проходят через воронку продаж.

5. Запуск и мониторинг. Запустите CRM в полном объеме и начните мониторинг ключевых показателей эффективности. Например, отслеживайте количество новых лидов и конверсию в продажи.

Шаг 6: Оценка результатов

После внедрения CRM оцените результаты:

- Сравните достигнутые показатели с изначально поставленными целями. Например, оцените, насколько улучшилась скорость обработки заявок или увеличилась конверсия.

- Соберите отзывы от пользователей и внесите необходимые улучшения в систему. Например, проведите опрос среди сотрудников и клиентов, чтобы выявить возможные проблемы и области для улучшения.